Au moins les documents suivants doivent être présents:

• Copie de la plainte formulée auprès de la partie adverse
• La description du voyage
• Le contrat de voyage
• Les conditions générales du détaillant et/ou de l'organisateur

1. DONNÉES

2. AUTRES VOYAGEURS

3. LA PLAINTE

A. L'organisateur

B. Le détaillant

4. LE VOYAGE

TYPE DE PLAINTE

6. DOCUMENTS/PIÈCES JUSTIFICATIVES

7. DONNÉES SUPPLÉMENTAIRES DE L'ORGANISATEUR

8. DONNÉES SUPPLÉMENTAIRES DU DÉTAILLANT

9. DÉCLARATION D'ACCORD

1. qu'elles ont pris connaissance du règlement relative à la procédure de conciliation;
2. qu'elles acceptent le règlement;
3. qu'elles ont le droit, à chaque étape de la procédure, de l'arrêter et de se retirer;
4. qu'elles collaboreront d'une manière loyale, ouverte, honnête et positive avec le conciliateur et les unes avec les autres, pour tenter d'aboutir, le plus rapidement possible à un arrangement à l'amiable, équitable;
5. qu'elles ont le pouvoir et la compétence pour négocier une solution amiable obligatoire;
6. qu'elles enverront, en même temps que cet accord de conciliation une copie de leur dossier et des pièces justificatives, accompagnée d'un inventaire et d'un résumé de leur litige;
7. qu'elles s'engagent à respecter le caractère strictement confidentiel de la procédure de conciliation.
8. qu'elles acceptent que le délai de prescription légal, prévu par l'art. 77 de la loi du 21/11/2017, soit suspendu dès réception de la demande complète par la Commission de Litiges Voyages (voir point 7 du règlement). Cette suspension court jusqu'au jour où la Commission de Litiges Voyages communique aux parties:
   • que le traitement de la demande est refusée;
   • ou le résultat de la procédure de conciliation.
9. qu'elles ne dont pas obligées d'accepter la solution proposée par le conciliateur;
10. que si elles acceptent la solution proposée et signent l'accord, elles l'exécuteront rigoureusement;
11. que si aucun accord n'est obtenu, il leur reste la possibilité d'entamer une procédure d'arbitrage auprès de la Commission de Litiges Voyages ou de s'adresser à une juridiction ordinaire;
12. 12 qu'elles verseront une indemnité non récupérable de 60 € sur le compte BE74 4264 1260 2107 de la cellule conciliation de l'asbl CLV. Celle-ci sera restituée si la ou les parties adverses n'acceptent pas la demande de lancement de la procédure de conciliation, si la procédure doit être interrompue par le secrétariat ou si la plainte est déclarée irrecevable.